Stany robocze
Stan roboczy oznacza pozycję zapisaną przed pełnym przypisaniem do jednej kategorii. System zachowuje takie pozycje jako osobne oznaczenia, ponieważ ich brzmienie często zawiera cechy niewidoczne po późniejszym domknięciu. Może to być nazwa niepełna, dopisek, wariant techniczny, skrót albo zapis zależny od wcześniejszego materiału. Wartość ma sama obecność stanu oraz możliwość odróżnienia go od wersji sąsiednich. Kwalifikacja robocza nie kończy sprawy, tylko utrwala etap rozpoznania.
Kwalifikacje częściowe
Kwalifikacja częściowa wskazuje kierunek odczytu oznaczeń, ale nie zamyka całego materiału. Model przyjmuje takie zapisy bez sprowadzania ich do wyniku końcowego. Częściowość może dotyczyć nazwy, daty, parametru, cechy formalnej albo miejsca w szeregu. Zapis niepełny pozostaje ważny, jeśli posiada własne brzmienie i występuje w relacji do innych wariantów. Ośrodek zachowuje takie kwalifikacje jako etapy porównawcze, szczególnie przy materiałach z wieloma wersjami tego samego stanu.
Oznaczenia warunkowe
Oznaczenie warunkowe zależy od parametru, wariantu nazwy albo wcześniejszej wersji zapisu. System traktuje je jako stan osobny, ponieważ nie jest prostym brakiem kwalifikacji. Warunkowość może wynikać z dopisku, kolejności, skrótu, zmiennego brzmienia albo niepełnej serii danych. Taki zapis zachowuje wartość do momentu pojawienia się stabilniejszej formy. Nawet wtedy wcześniejsze oznaczenie nie traci znaczenia, ponieważ pokazuje etap, w którym materiał miał jeszcze postać otwartą.
Granice stanu
Granica stanu pojawia się tam, gdzie jeden zapis przestaje być wyłącznie nazwą początkową, ale nie przyjmuje jeszcze pełnej kwalifikacji. Model odnotowuje takie miejsca przez różnice w brzmieniu, dopisku, numerze, dacie albo sąsiedztwie innych pojęć. Granica może być niewielka, lecz istotna dla porównania wersji. Zmiana jednego elementu często wystarcza do odróżnienia dwóch stanów roboczych. Ośrodek zapisuje te różnice bez natychmiastowego sprowadzania ich do jednej wspólnej postaci.
Warianty kwalifikacyjne
Wariant kwalifikacyjny powstaje wtedy, gdy ten sam materiał otrzymuje kilka bliskich, ale nierównych oznaczeń. Może chodzić o wersję krótszą, nazwę z dopiskiem, zapis techniczny albo stan zależny od wcześniejszego odczytu. System zachowuje takie warianty równolegle, ponieważ każdy wskazuje inną pozycję w ciągu roboczym. Wariant nie musi być sprzeczny z formą późniejszą. Może stanowić jej etap, cień albo niepełny poprzednik. Takie pozycje tworzą mapę zmian między nazwą a kwalifikacją.
Porządek kwalifikacji
Porządek kwalifikacji opiera się na zachowaniu stanów roboczych, zapisów częściowych, oznaczeń warunkowych, granic stanu i wariantów kwalifikacyjnych. System nie usuwa postaci mniej stabilnych, jeśli mają własne brzmienie i miejsce w materiale. Każdy stan pozostaje widoczny jako punkt porównawczy, nawet gdy późniejsza wersja przyjmuje formę bardziej zamkniętą. W takim modelu kwalifikacja nie oznacza natychmiastowego końca zapisu. Oznacza raczej jeden z etapów obecnych między nazwą początkową a późniejszym rozstrzygnięciem.